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HC Work

MI ROL

  • Product Design
  • UX/UI Design
  • User Research

PROYECTO

Solución integral de RRHH B2B B2C SaaS

EQUIPO

  • 5 POs
  • 6 TLs
  • 5 BAs
  • +/- 30 Devs
  • 1 Product Designer
  • 1 Junior UX Designer

CLIENTE

Workia

Realizando toda la gestión de RRHH con un sólo sistema.

El manejo total de RRHH requiere una cantidad ingente de procesos, flujos complejos y mucha información. Mi tarea principal en HCWork fué simplificar los flujos de tareas escuchando a los clientes, aportar en el análisis y documentación de las funcionalidades desarrolladas además de proponer nuevas funcionalidades que asegurasen mantener el sistema actualizado con las tendencias del mercado, la competencia y los requerimientos de sus clientes. Simplificamos flujos, mejoramos la usabilidad, alcanzamos un mejor posicionamiento frente a los competidores y mejoramos significativamente la puntuación SUS y NPS.

El objetivo.

Mejorar la usabilidad de los flujos más importantes del sistema, mejorar el posicionamiento frente a la competencia, potenciar las funcionalidades existentes, proponer nuevas funcionalidades, entender las necesidades y frustraciones de los usuarios del sistema.

El comienzo.

Había mucho por hacer ya que el sistema era enorme, más de 150 flujos agrupados en 16 módulos, sin un sistema de diseño que unificara los criterios y que hacía que existíesen layouts, estilos, fuentes, colores y rótulos que diferían dentro del sistema, y daban la sensación de inacabado, de error o de mala calidad, con una arquitectura de información de 1 sólo nivel, sin sistemas de ayuda para el usuario.
En general el sistema parecía un MVP que por la velocidad de crecimiento nunca tuvo la oportunidad de madurar.

Organizando el wishlist.

Habiendo tantas cosas por cambiar lo primero era definir que procesos / funcionalidades / flujos o secciones eran las más prioritarias para el negocio, cuáles eran las más valiosas para los usuarios y cuáles las más importantes que nos diferenciaban (o nos podrían diferenciar) de la competencia.
Recabé info con los stakeholders, cuestionarios y entrevistas con usuarios e hice una investigación de mercado que culminó en un SWOT y un Red Route Analysis del sistema actual y una comparativa de la competencia del mercado.

Unificando visiones.

Una parte importante dentro del proceso de rediseño y repotenciación del sistema fué unificar la visión de lo que era más importante y más urgente, habiendo tantas cosas que mejorar cada stakeholder tenía su propia visión de cómo y en qué dirección se debía avanzar.

La solución fué contratar un Head of Product que tuviese una visión estratégica y unificada del negocio + tecnología + futuro + competencia y tomase el timón del barco para llevarlo a un puerto seguro.

El reto.

Lo más desafiante y complicado dentro del sistema no fue el análisis de los flujos que tenían cientos de variables y procesos, ni la mejora de la arquitectura de información y mucho menos el cambio de Look&Feel del sistema.

Lo más difícil fue que debíamos de implementar todos esos cambios en un sistema que estaba "vivo" y funcionando con más de 40K usuarios.

Históricamente en el 98% de los SaaS donde he participado, he trabajado en el nuevo sistema sin interferir con el anterior, el sistema "legacy" seguía funcionando sin interrupciones hasta que se terminaba el nuevo y se hacía la migración, pero éste no era el caso.

Más impacto con menos esfuerzo.

La directriz para priorizar fué clara, tomando en cuenta la investigación de mercado, el feedback de los usuarios y los objetivos de negocio, tomando también en cuenta lo delicado que era hacer cambios profundos en un sistema activo (cambios en flujos completos, componentes o frameworks de Front-End) debíamos filtrar todos los cambios por dos factores:
1º El nivel impacto positivo que tendría el cambio/ajuste/funcionalidad para el usuario, negocio o posicionamiento.
2º El esfuerzo requerido para llevarlo a cabo.

Valor en cada acción.

Enfocándonos en los cambios que tuviesen más impacto con el menor esfuerzo posible, nos concentramos en proporcionar el mayor valor en cada uno de los cambios que se hiciesen al sistema, desde la arquitectura de información, el rediseño de los flujos más importantes, el sistema de ayuda y las propuestas para nuevas funcionalidades.
Desempeñé un papel muy importante acompañando a los BAs y TLS en la fase de ideación, modificación y documentación de las funcionalidades para evaluar su implementación en el roadmap de cada Q.

Semanas de trabajo

57

Flujos de tareas rediseñados

28

Tareas relacionadas con liquidación de nómina, gestión legal, novedades, ausentismo, vacaciones, desempeño y clima organizacional entre otros.

Pantallas rediseñadas

257

Rediseño de pantallas anteriores y creación de pantallas para nuevas funcionalidades.